Det är lätt att bara slänga ihop ett mejl och slippa bry sig om hur mottagaren läser och tyder ditt meddelande. Men här ligger det också en risk. Hur du skriver kan vara helt avgörande i relationerna. Framför allt om det handlar om affärskontakter. Allt för många företag, kommuner och föreningar har ett ständigt utbyte av kommunikationer – utan att ha en policy för hur denna interaktion skall skötas.

Bekräftelsen är grunden
Vilken policy har ni för inkommande mejl? Att lämna ett mejl obesvarat som på ett eller annat sätt kräver återkoppling, är kränkande. Det är dessutom väldigt vanligt. Det tolkas som ignorans. Ignorerad blir irriterad. Oavsett om du representerar ett företag, en förening, organisation eller din kommun, så är det förödande om du struntar i dem som vill få kontakt.

Hur du mejlar och ditt språk har också betydelse. I alla fall när det gäller affärskontakter. Undvik smileys och bekväma förkortningar. Om du inte orkar skriva ut en hälsning, så kan man ju undra vad det är mer som du inte orkar göra. Vilken policy har ni?

Fler tips

  • Utropstecken, frågetecken och VERSALER bör undvikas för att förstärka språket. Använd dem bara när de ska vara med rent grammatiskt.
  • Dela upp långa mejl så att mottagaren lättare kan ta till sig informationen.
  • Använd orden mejl eller e-post. Mail betyder bara post.
  • Anpassa tonen. Utgå från den relation ni har och låt den även avspeglas i ditt mejl.

Johnny Billinger
Utbildad i marknadsretorik på Växjö högskola, marknadsföring genom Berghs School of Communications och diplomerad copywriter och skribent genom Batteri Communication. 25 års erfarenhet inom marknadskommunikation. Driver sen 11 år reklam- och contentmarketingbyrån Espresso reklambyrå

Vi har en övertro på digital framkomlighet. Bara för att allt finns tillgängligt, så innebär det inte att alla tar det till sig. Det är inte ens nära. Övertron bygger på okunskap och på förhoppningar.

Vi människor är i grunden lata. Vi vill få det mesta serverat, för det är enkelt. Vi drar oss för det som är krångligt och tar tid. Därför svarar 92% av oss att vi vill ha information som är angelägen för oss – i handen. Inte i datorn eller telefonen. Vi vill ha få det serverat som en kväll i soffan framför TV:n.

Om vi vill klagöra vad som krävs för att nå hela vägen med digital relevant information, så behöver vi gå på djupet lite. Först måste vi lyfta fördelarna. Det gör det möjligt att sprida obegränsat i tid och rum. Du får en oslagbar snabbhet. Men det ställer en del krav på andra sidan – hos mottagaren.

För det första måste du ha tekniken. Du måste också ha gjort ett kanalval och scanna flödet i sociala medier. Du måste veta vilka hemsidor som du ska besöka, där informationen finns. Du måste prenumerera på relevanta nyhetsbrev och selektera bland mail. Dessutom måste du ha både intresse för detta och tid. Om något av ovan fallerar, så når det inte ända fram. Det behövs nog ingen undersökning för att bekräfta svårigheten med digitalt informationsflöde. Den del som når hela vägen – är mikroskopisk. Här ligger övertron.

Framtiden ligger i tjänster som selekterar, paketerar och serverar. Ungefär som en helkväll framför SVT eller en tidning som landar i din brevlåda. Vi måste ju få tid över till att leva också.


Johnny Billinger
Utbildad i marknadsretorik på Växjö högskola, marknadsföring genom Berghs School of Communications och diplomerad copywriter och skribent genom Batteri Communication. 25 års erfarenhet inom marknadskommunikation. Driver sen 11 år reklam- och contentmarketing byrån Espresso reklambyrå.